Dokumentenmanagement
Dokumente zentral verwaltet.
Sicher und sofort verfügbar.
Das Dokumentenmanagement bündelt alle relevanten Unterlagen an einem Ort – strukturiert, revisioniert und jederzeit verfügbar. Informationen gehen nicht verloren, sondern bleiben nachvollziehbar und griffbereit. Mehr Übersicht im Alltag. Weniger Aufwand bei der Suche.
Ordnung statt Suche
Dokumente liegen oft verteilt, Versionen sind unklar, Informationen schwer auffindbar. Mit dem Dokumentenmanagement werden alle Inhalte zentral gespeichert und strukturiert verwaltet. Die digitale Personalakte greift direkt darauf zu und stellt sie im richtigen Kontext bereit. So stehen Dokumente genau dort zur Verfügung, wo sie gebraucht werden – ohne doppelte Pflege.
Funktionen im Blick
Zentrale
Dokumentenbasis
Dokumente werden einmal gespeichert und systemübergreifend genutzt.
Versionierung
und Historie
Änderungen bleiben dokumentiert – jede Version ist nachvollziehbar gespeichert.
Revisionsfähig
Dokumente sind sicher abgelegt und bleiben jederzeit nachvollziehbar.
Zugriffssteuerung
nach Rollen
Dokumente werden gezielt freigegeben, um klare Verantwortlichkeiten zu unterstützen.
Intelligente
Volltextsuche
Inhalte sofort finden – auch innerhalb von Dokumenten.
Automatische
Zuordnung
Dokumente werden direkt Prozessen und Mitarbeitenden zugeordnet – z. B. in der digitalen Personalakte.
Klarheit im Alltag
Keine Suche in verschiedenen Systemen. Keine Unsicherheit bei Versionen. Keine Rückfragen zu Dokumentenständen. Dokumente sind zentral abgelegt und werden in der digitalen Personalakte strukturiert dargestellt.
Funktionen im Detail
Auch für komplexere Anforderungen bietet das Dokumentenmanagement die entsprechenden Funktionen:
Zentral integriert
in die HR Suite
Das Dokumentenmanagement ist zentral in die humera HR Suite eingebunden. Dokumente aus Recruiting, Personalverwaltung und anderen Modulen werden automatisch übernommen und im richtigen Kontext abgelegt. Eine Oberfläche. Eine Datenbasis. Keine Medienbrüche.
Verlässlich.
Revisionsfähig.
DSGVO-konform.
Alle Dokumente werden DSGVO-konform gespeichert und revisionssicher archiviert. Hosting in zertifizierten Rechenzentren sowie fein definierbare Zugriffsrechte gewährleisten höchste Datensicherheit, auch bei sensiblen Personalinformationen.
Typische Einsatzszenarien
Zentralisierung
Unterlagen werden zentral gebündelt statt in verschiedenen Systemen abgelegt.
Versionierung
Änderungen sind nachvollziehbar – jede Version bleibt erhalten.
Suchaufwand
Dokumente werden sofort gefunden – auch über Inhalte
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Wir sind für dich da.
Weitere Funktionen für dein HR
Verwalte alle Mitarbeiterdokumente zentral und strukturiert an einem Ort. Verträge, Bescheinigungen und Nachweise bleiben jederzeit auffindbar und nachvollziehbar. Schnell gefunden. Sicher dokumentiert.
Erstelle Dokumente schnell und konsistent mit intelligenten Vorlagen. humera generiert Verträge, Bescheinigungen und weitere Dokumente automatisch mit den richtigen Daten. Ohne manuelle Pflege. Ohne Fehlerquellen.
FAQ
Das Dokumentenmanagement organisiert die Ablage, Struktur, Suche und Verwaltung vorhandener Dokumente. Die Dokumentenerstellung erzeugt dagegen neue Dokumente, beispielsweise auf Basis von Vorlagen und vorhandenen HR-Daten. Beide Prozesse können miteinander verbunden werden, sodass erstellte Dokumente anschließend direkt zentral verwaltet werden.
Bei der Versionierung werden Änderungen an einem Dokument nachvollziehbar gespeichert, sodass unterschiedliche Dokumentenstände erhalten bleiben. Mit humera bleibt dadurch sichtbar, wie sich ein Dokument verändert hat und welche Versionen zuvor vorhanden waren.
Eine zentrale Dokumentenstruktur kombiniert mit Suchfunktionen erleichtert das Auffinden von HR-Dokumenten. humera bietet zusätzlich eine Volltextsuche, OCR-Erkennung für gescannte Inhalte, Verschlagwortung und Dokumentenklassifizierung. Dadurch können Informationen auch über den Inhalt eines Dokuments gefunden werden.
Zugriffsrechte bestimmen, welche Personen oder Rollen bestimmte HR-Dokumente sehen, bearbeiten oder verwalten dürfen. Gerade bei sensiblen Personaldokumenten lässt sich der Zugriff dadurch passend zur jeweiligen Verantwortlichkeit steuern.
Dokumente können anhand vorhandener Mitarbeiter- und Prozessinformationen direkt dem passenden Kontext zugeordnet werden. Dadurch entfällt das nachträgliche manuelle Verschieben zwischen verschiedenen Ablagen.
OCR macht Textinhalte gescannter Dokumente maschinell lesbar, während die Volltextsuche diese Inhalte durchsuchbar macht. Dokumente können dadurch auch anhand ihres Inhalts gefunden werden und nicht nur über Dateinamen oder Ablagestrukturen.