Digitale Personalakte
Alle Personaldokumente.
Alles an einem Ort.
Die digitale Personalakte bündelt alle relevanten Mitarbeiterdokumente strukturiert, sicher und jederzeit verfügbar. Für weniger Suchaufwand, klare Verantwortlichkeiten und eine saubere Dokumentation.
Struktur statt Ablage
Mit der digitalen Personalakte verwaltest du alle personenbezogenen Dokumente zentral in einem durchdachten System. Verträge, Bescheinigungen, Vereinbarungen oder Zertifikate werden übersichtlich organisiert, versioniert und nachvollziehbar gespeichert. So entsteht eine Dokumentation, die im Alltag funktioniert.
Das leistet die digitale Personalakte
Zentrale
Aktenstruktur
Individuell definierbare Aktenordner sorgen für klare Ordnung und schnelle Orientierung.
Rollen- &
Rechteverwaltung
Zugriffe werden gezielt gesteuert – jede Person sieht nur das, was sie sehen darf.
Lückenlose Historie
& Versionierung
Änderungen werden automatisch dokumentiert – Verträge, Änderungen und Historien bleiben sauber nachvollziehbar.
Intelligente
Suche
Dokumente lassen sich sofort finden – über Filter, Kategorien oder Schlagwörter.
Dokumentenvorlagen
Wiederkehrende Dokumente können automatisch erstellt und direkt abgelegt werden, ohne manuelle Nacharbeit.
Automatische
Zuordnung
Dokumente aus Recruiting oder anderen Modulen fließen direkt in die richtige Akte.
So sieht Übersicht im Alltag aus.
Die digitale Personalakte ist logisch aufgebaut und intuitiv bedienbar. Keine Tool-Suche. Keine Excel-Listen. Keine Rückfragen. Alle Informationen sind klar strukturiert – damit sich HR auf Inhalte konzentriert, nicht auf Systeme.
Funktionen im Detail
Für komplexere Anforderungen bietet die digitale Personalakte zusätzliche Möglichkeiten zur individuellen Anpassung und rechtssicheren Dokumentation.
Direkt in die HR Suite integriert
Die digitale Personalakte ist vollständig in die humera HR Suite integriert. Dokumente aus Recruiting, Vertragsänderungen oder Zeitmodellen werden automatisch übernommen und strukturiert abgelegt. So entsteht ein durchgängiger HR-Prozess mit einer Oberfläche statt Tool-Landschaft.
Sicher.
Revisionsfähig.
Vertrauenswürdig.
Alle Dokumente werden DSGVO-konform gespeichert und revisioniert. Hosting in zertifizierten Rechenzentren und exakt definierbare Zugriffsrechte gewährleisten höchste Datensicherheit. Das hält auch einer Prüfung stand – Compliance- und Audit-Sicherheit inklusive. Risiken werden reduziert. Prozesse bleiben stabil – auch bei Personalwechseln im HR-Team.
Typische Einsatzszenarien
Vertragsänderung
Neue Versionen ersetzen alte Dokumente nicht, sondern ergänzen sie nachvollziehbar.
Neueinstellung
Verträge und relevante Unterlagen werden automatisch erstellt und direkt in der richtigen Akte abgelegt.
Fristenverwaltung
Befristungen oder Bescheinigungen laufen nicht unbemerkt ab. Erinnerungen unterstützen rechtzeitig.
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Wir sind für dich da.
Weitere Funktionen für dein HR
Erstelle Dokumente schnell und konsistent mit intelligenten Vorlagen. humera generiert Verträge, Bescheinigungen und weitere Dokumente automatisch mit den richtigen Daten. Ohne manuelle Pflege. Ohne Fehlerquellen.
Behalte jederzeit den Überblick über alle HR-Dokumente. Verfolge Änderungen, Versionen und Freigaben transparent in einer vollständigen Dokumentenhistorie. Alles nachvollziehbar. Alles dokumentiert.
So holst du mehr aus deiner humera HR Suite heraus
FAQ
Häufige Fragen.
Kurze Antworten. Für die Tiefe verlinken wir direkt weiter.
Ist eine digitale Personalakte Pflicht?
Rechtlich besteht keine Pflicht zur digitalen Personalakte, aber DSGVO, Nachweispflichten und Prüfungen setzen hohe Anforderungen an Struktur und Auffindbarkeit von Personaldaten. Eine digitale Akte erfüllt diese Anforderungen versioniert und nachvollziehbar — im Gegensatz zu Papierordnern. Digitale Personalakte: Pflicht, Funktion und Umsetzung →
Wann ist eine HR-Software DSGVO-konform?
DSGVO-Konformität bedeutet für HR-Software: EU-Hosting, dokumentierte Auftragsverarbeitung, technische Mandantentrennung, definierte Löschkonzepte und rollenbasierte Zugriffsrechte. Ohne diese fünf Bausteine ist eine HR-Software nicht mittelstandstauglich. DSGVO-konforme HR-Software →
Was bedeutet ISO 27001 für HR-Software?
ISO 27001 ist der internationale Standard für Informationssicherheits-Management. Bei HR-Software heißt das: definierte Prozesse für Datenverarbeitung, regelmäßige Audits und ein dokumentiertes Sicherheitskonzept. Für regulierte Branchen wie Finanzen, Energie oder Gesundheit ist die Zertifizierung des Anbieters oft Voraussetzung. ISO 27001 im HR →