Digitale Personalakte
Alle Personaldokumente.
Alles an einem Ort.
Die digitale Personalakte bündelt alle relevanten Mitarbeiterdokumente strukturiert, sicher und jederzeit verfügbar. Für weniger Suchaufwand, klare Verantwortlichkeiten und eine saubere Dokumentation.
Struktur statt Ablage
Mit der digitalen Personalakte verwaltest du alle personenbezogenen Dokumente zentral in einem durchdachten System. Verträge, Bescheinigungen, Vereinbarungen oder Zertifikate werden übersichtlich organisiert, versioniert und nachvollziehbar gespeichert. So entsteht eine Dokumentation, die im Alltag funktioniert.
Das leistet die digitale Personalakte
Zentrale
Aktenstruktur
Individuell definierbare Aktenordner sorgen für klare Ordnung und schnelle Orientierung.
Rollen- &
Rechteverwaltung
Zugriffe werden gezielt gesteuert – jede Person sieht nur das, was sie sehen darf.
Lückenlose Historie
& Versionierung
Änderungen werden automatisch dokumentiert – Verträge, Änderungen und Historien bleiben sauber nachvollziehbar.
Intelligente
Suche
Dokumente lassen sich sofort finden – über Filter, Kategorien oder Schlagwörter.
Dokumentenvorlagen
Wiederkehrende Dokumente können automatisch erstellt und direkt abgelegt werden, ohne manuelle Nacharbeit.
Automatische
Zuordnung
Dokumente aus Recruiting oder anderen Modulen fließen direkt in die richtige Akte.
So sieht Übersicht im Alltag aus.
Die digitale Personalakte ist logisch aufgebaut und intuitiv bedienbar. Keine Tool-Suche. Keine Excel-Listen. Keine Rückfragen. Alle Informationen sind klar strukturiert – damit sich HR auf Inhalte konzentriert, nicht auf Systeme.
Funktionen im Detail
Für komplexere Anforderungen bietet die digitale Personalakte zusätzliche Möglichkeiten zur individuellen Anpassung und rechtssicheren Dokumentation.
Direkt in die HR Suite integriert
Die digitale Personalakte ist vollständig in die humera HR Suite integriert. Dokumente aus Recruiting, Vertragsänderungen oder Zeitmodellen werden automatisch übernommen und strukturiert abgelegt. So entsteht ein durchgängiger HR-Prozess mit einer Oberfläche statt Tool-Landschaft.
Sicher.
Revisionsfähig.
Vertrauenswürdig.
Alle Dokumente werden DSGVO-konform gespeichert und revisioniert. Hosting in zertifizierten Rechenzentren und exakt definierbare Zugriffsrechte gewährleisten höchste Datensicherheit. Das hält auch einer Prüfung stand – Compliance- und Audit-Sicherheit inklusive. Risiken werden reduziert. Prozesse bleiben stabil – auch bei Personalwechseln im HR-Team.
Typische Einsatzszenarien
Vertragsänderung
Neue Versionen ersetzen alte Dokumente nicht, sondern ergänzen sie nachvollziehbar.
Neueinstellung
Verträge und relevante Unterlagen werden automatisch erstellt und direkt in der richtigen Akte abgelegt.
Fristenverwaltung
Befristungen oder Bescheinigungen laufen nicht unbemerkt ab. Erinnerungen unterstützen rechtzeitig.
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Wir sind für dich da.
Weitere Funktionen für dein HR
Erstelle Dokumente schnell und konsistent mit intelligenten Vorlagen. humera generiert Verträge, Bescheinigungen und weitere Dokumente automatisch mit den richtigen Daten. Ohne manuelle Pflege. Ohne Fehlerquellen.
Behalte jederzeit den Überblick über alle HR-Dokumente. Verfolge Änderungen, Versionen und Freigaben transparent in einer vollständigen Dokumentenhistorie. Alles nachvollziehbar. Alles dokumentiert.
FAQ
Eine generelle Pflicht, Personalakten ausschließlich digital zu führen, besteht nicht. Unternehmen müssen jedoch bei der Verarbeitung und Aufbewahrung von Personaldaten verschiedene gesetzliche Anforderungen berücksichtigen. Eine digitale Personalakte kann dabei helfen, Dokumente strukturiert, zugriffsgeschützt und nachvollziehbar zu verwalten.
Zugriffsrechte in einer digitalen Personalakte lassen sich über Rollen und Berechtigungen steuern. Dadurch kann festgelegt werden, welche Personen bestimmte Dokumente oder Informationen einsehen und bearbeiten dürfen.
Mit humera sieht jede Person nur die Informationen, für die sie entsprechend berechtigt ist.
Änderungen an digitalen Personaldokumenten bleiben durch Historisierung und Versionierung nachvollziehbar. Statt ältere Stände einfach zu überschreiben, können unterschiedliche Versionen dokumentiert und Veränderungen transparent abgebildet werden.
Mit humera bleiben dadurch beispielsweise Vertragsänderungen und vorherige Dokumentstände im Zusammenhang nachvollziehbar.
Die digitale Personalakte strukturiert Dokumente im Kontext eines bestimmten Mitarbeitenden, während das Dokumentenmanagement die übergreifende Speicherung, Suche, Versionierung und Verwaltung von Dokumenten übernimmt.
Dokumente können anhand vorhandener Mitarbeiter- und Prozessinformationen direkt der passenden digitalen Personalakte zugeordnet werden. Dadurch entfällt das manuelle Verschieben zwischen verschiedenen Ablagen.