Eine Einführung einer HR-Suite lässt sich in sechs typische Phasen gliedern. Je nach Software und Ausgangssituation können einzelne Schritte parallel laufen.
1. Projektvorbereitung und Zielbild: etwa 2–4 Wochen
Am Anfang steht die Frage: Was soll nach der Einführung konkret besser funktionieren?
HR und IT sollten gemeinsam festlegen:
- welche Prozesse zuerst abgebildet werden,
- welche bestehenden Systeme ersetzt oder angebunden werden,
- welche Daten benötigt werden,
- wer Entscheidungen trifft,
- welche Anforderungen für den Go-live zwingend notwendig sind,
- welche Themen bewusst in eine spätere Phase verschoben werden.
Diese Priorisierung spart später Zeit. Wer zu Beginn versucht, jeden Sonderfall zu lösen, macht aus einer Einführung schnell ein Großprojekt.
Wichtige Frage: Was muss zum Go-live funktionieren – und was kann danach folgen?
2. Prozess- und Systemkonfiguration: etwa 2–8 Wochen
Jetzt wird aus dem Zielbild ein funktionierendes System.
Dazu gehören beispielsweise Organisationsstrukturen, Rollen, Berechtigungen, Workflows, Freigaben und Self-Services.
Wie lange diese Phase dauert, hängt stark von der gewählten HR Suite ab. Muss jede Anpassung über externe Beratung oder die IT umgesetzt werden, entstehen zusätzliche Abstimmungsschleifen. Können Fachbereiche Prozesse selbst konfigurieren, lassen sich Änderungen direkter umsetzen.
Genau hier wird die Wahl der Software zu einem relevanten Zeitfaktor: Prozesse sollten sich an eure Organisation anpassen, nicht umgekehrt.
3. Datenmigration: etwa 2–8 Wochen
Die Datenmigration wird bei der Planung häufig unterschätzt.
Denn Daten einfach von System A nach System B zu übertragen reicht selten aus. Vorher muss geklärt werden:
Welche Daten werden übernommen?
Nicht jede historische Information muss zwingend in die neue HR Suite migriert werden.
Wie gut ist die Datenqualität?
Dubletten, unterschiedliche Schreibweisen, fehlende Pflichtfelder oder alte Datensätze verursachen zusätzlichen Aufwand.
Wo liegen die Daten heute?
Personaldaten befinden sich häufig nicht in einem einzigen System, sondern verteilt über bestehende HR-Tools, Tabellen, Laufwerke und weitere Anwendungen.
Je sauberer die Ausgangsdaten sind, desto planbarer wird die Migration.
4. Schnittstellen und Integrationen: etwa 2–10 Wochen
Eine HR Suite arbeitet selten vollständig allein. Typische Verbindungen bestehen beispielsweise zu Payroll, Identity Management, Finanzsystemen oder weiteren Anwendungen der bestehenden IT-Landschaft.
Für IT-Verantwortliche sind dabei früh vier Fragen wichtig:
- Welche Systeme müssen zum Go-live angebunden sein?
- Welche Daten fließen in welche Richtung?
- Welche Schnittstellen sind bereits vorhanden?
- Welche Integrationen müssen individuell umgesetzt und getestet werden?
Je mehr Abhängigkeiten bestehen, desto stärker beeinflussen Schnittstellen die gesamte Einführungsdauer. Eine integrierte Suite wie humera kann diesen Aufwand reduzieren, weil weniger einzelne Tools miteinander verbunden werden müssen.
5. Tests und Abnahme: etwa 2–4 Wochen
Vor dem Go-live müssen die wichtigsten Abläufe unter realistischen Bedingungen getestet werden. Dabei geht es nicht nur darum, ob einzelne Funktionen technisch arbeiten. Entscheidend ist, ob vollständige Prozesse funktionieren.
Zum Beispiel:
Neue Mitarbeitende starten. Sind Stammdaten, Dokumente, Aufgaben und Berechtigungen an der richtigen Stelle?
Eine Abwesenheit wird beantragt. Funktionieren Antrag, Freigabe und Dokumentation durchgängig?
Eine Person wechselt die Rolle. Werden Berechtigungen und Verantwortlichkeiten korrekt angepasst?
Tests sollten deshalb nicht nur durch das Projektteam erfolgen. Menschen aus den späteren Nutzergruppen liefern wertvolle Rückmeldung, bevor das System in den produktiven Betrieb geht.
6. Go-live und Einführung im Unternehmen: etwa 2–6 Wochen
Mit dem technischen Go-live ist die Einführung nicht abgeschlossen.
Jetzt zeigt sich, wie einfach die neue Personalmanagement-Software tatsächlich im Alltag funktioniert. Mitarbeitende müssen wissen, wo sie ihre Anliegen erledigen. Führungskräfte müssen ihre Aufgaben verstehen. HR braucht klare Prozesse für Fragen und Sonderfälle.
Ein intuitives System reduziert den Schulungsaufwand. Trotzdem braucht jede Einführung Kommunikation. Dabei gilt: Erklärt nicht zuerst Funktionen. Erklärt, was sich im Arbeitsalltag verändert und einfacher wird.
